打ち合わせのあとの議事録づくり。
正直、これがいちばん憂うつな時間じゃないですか？
打ち合わせ自体は楽しいんですよ。議事録まとめながらも結構楽しくて、話も盛り上がる。でも、たまに聞きそびれがあったりすると、「えーっと、なんて言ってたっけ」とやる時間。
あれが本当に、じわじわ体力を削ってくる。笑
秘書という仕事柄、議事録はずっと向き合ってきたテーマです。
手打ちも、文字起こしツールも、AIに要約させるのも、全部やりました。
その結論を、正直に書きます。
先に結論：向き不向きの早見表
| 手打ち | 文字起こしツール | 文字起こし＋AI要約 | |
|---|---|---|---|
| かかる時間 | 長い | 短い | 短い |
| 正確さ | 高い | ものによる | ものによる |
| 頭に残るか | すごく残る | 残らない | あまり残らない |
| 向いてる場面 | 大事な初回 | 記録を残したいとき | 定例・情報量が多いとき |
先に言っておくと、わたしの結論は「全部使う」です。理由は最後に書きます。
手打ち：非効率。でも、いちばん頭に残る
自分がやらなくてはいけないことだけメモする。期限とともに。
よかったところ
手で打つと、打ちながら考えるんですよ。
「今のは決定事項だな」「これは持ち帰りだな」「これはただの雑談だな」。
書きながら、頭の中で仕分けが進んでいく。
だから打ち終わったときには、その打ち合わせの構造が頭に入ってます。
このあと自分が何をやるべきかも、だいたい見えてる。
これ、地味にすごく大きいです。
しんどかったところ
単純に時間がかかります。そして、話に集中しきれない。
打つのに気を取られて、相手の表情を見逃したりする。本当は「え、それ本気で言ってる？」みたいな空気こそ、拾いたいのに。
向いてる場面：自分の持ち帰りタスクの部分、絶対に取りこぼせない部分には有効。
文字起こしツール：速い。でも「議事録」にはならない
リアル会議の時にはボイスメモを活用。オンラインではGoogle Meetの文字起こしとNotionの文字起こし。
よかったところ
とにかく速い。そして、話に集中できます。
打つ作業から解放されると、相手の話をちゃんと聞けるようになる。これが本当は、いちばん大きいメリットかもしれません。
あと「言った言わない」の記録が残るのは、安心です。
しんどかったところ
ここ、大事なので強めに書きます。
全文の文字起こしは、議事録ではありません。
打ち合わせを丸ごと文字にしたものって、誰も読まないんですよ。2万文字のテキストを渡されて、喜ぶ人はいない。
議事録の価値は、記録することじゃなくて、「何が決まって、誰が何をやるのか」を抜き出すことなんです。
文字起こしツールは、この「抜き出す」をやってくれません。やってくれるのは「聞く」の部分だけ。
向いてる場面：記録として残したいとき。あとで検索したいとき。
文字起こし＋AI要約：かなりいい。でも過信は禁物
Notionで出した時は要約の機能があるので、そのまま使います。文字起こしはClaudeに一度投げて、要点やネクストアクション、決定事項をまとめてもらいます。
よかったところ
文字起こしのテキストをAIに渡して、「決定事項」「宿題」「誰がやるか」を抜き出してもらう。
これがハマると、めちゃくちゃ速いです。30分の打ち合わせが、5分で議事録になる。
しんどかったところ
AIは、その場の空気を知りません。
たとえば、相手が「まあ、そのうち考えましょうか」と言ったとき。これが「前向きな検討」なのか「やんわりお断り」なのか。テキストだけ見ても、絶対に分かりません。
でもその場にいた人間には、分かるんですよ。声のトーンとか、間とか、そのあとの表情とか。
AIの要約をそのまま出すと、この機微が全部消えます。そして消えたことに、あとから誰も気づけない。
だから最後は、必ず自分で見ます。「これ、ニュアンス違うな」を直すのは、その場にいた人間の仕事です。
向いてる場面：定例。情報量が多い打ち合わせ。
結局どうしてるか
わたしの使い分けは、こうなりました。
- 大事な部分 → 手打ち
- 定例・情報量が多いもの → 文字起こし＋AI要約 → 最後に自分でチェック
- 記録として残したいだけ → 文字起こしのみ
「全部AIでよくない？」と思われるかもしれません。でも、そうしなかった理由があります。
議事録は、何のためにあるのか
これが今日いちばん書きたかったことです。
議事録の本当の目的って、次に誰が動くかを決めることだと思っています。
「話しました」を残すためじゃない。「で、次は誰が何をやるの？」を、はっきりさせるため。
ここがぼやけたまま解散すると、1週間後に「あれ、誰も動いてない」が起きます。これが本当に多い。
だから議事録に絶対に入れるべきなのは、この3つです。
- 何が決まったか
- 何が決まらなかったか（これが抜けがち）
- 次に誰が、いつまでに、何をやるか
逆に言うと、この3つが入っていれば、全文の文字起こしなんて、なくてもいいんです。
これから選ぶ人へ
- 話に集中したい → 文字起こしツールを入れる
- 時間を削りたい → AI要約まで通す
- でも最後は自分で見る → ここは絶対
道具は「聞く」と「まとめる」を助けてくれます。でも「何が大事だったか」を決めるのは、その場にいた自分にしかできません。
そこだけは、手放さないほうがいいと思っています。
最後にひとつだけ、大事な注意です。
録音するときは、必ず相手の許可を取ってください。
「記録のために録音させていただいてもいいですか」の一言です。これがあるかないかで、信頼はまったく変わります。
便利な道具ほど、使う側のマナーが問われるなと思っています。
ではでは、また。
※この記事は、実際に使ったうえでの個人的な感想です。
コメント