オンライン秘書が実際に使ってるタスク管理ツール、3つ比べてみた

タスク管理ツールって、調べれば調べるほど分からなくなりませんか。

「Notionが最強」「いや結局スプレッドシート」「アナログ手帳が一番」。
どれも言ってることは正しくて、でも自分に合うかは別問題なんですよね。

わたしはオンライン秘書として、複数のクライアントさんのタスクを毎日回しています。性格的にも、顔に似合わず超真面目です。笑　そのぶん「管理ごと」には人一倍向き合ってきました。

そんなわたしが実際に使ってる3つを、正直に比べてみます。

先に結論：向き不向きの早見表

ひとつずつ書いていきますね。

オンライン会議の文字起こしをNotionで行う。要約させて確認。OKなら、そのままSlackに転送。議事録は秒殺で終わります。アジェンダと連携し、すぐに見られるようにしておけば無駄なく状況把握が可能です。

よかったところ

案件が増えてくると、いちばん重たいのは「あの件どうなってたっけ」を思い出すコストです。Notionはここが強い。過去の自分に聞けるようになります。

しんどかったところ

きれいに作り込むほど、更新するのが面倒になる。凝ったデータベースを作った翌月に放置される、というのはNotionあるあるだと思っています。笑

向いてる人：抱えてる案件が3つ以上ある人。情報の置き場所に困ってる人。

社長秘書をしているので、スケジュールを社長と共有。クライアントさんとのお打ち合わせなどの日程調整を代行します。先回りして、スケジュール調整も行う。

よかったところ

タスク管理ツールには、実は決定的な弱点があります。タスクに「時間」の概念がないこと。

やることリストが30個あっても、1日は24時間しかない。カレンダーに置いた瞬間、それが物理的に可能なのかどうかが、いやでも分かります。締切ラッシュの月ほど、これに助けられます。

しんどかったところ

分類や整理には、まったく向きません。「いつかやる」系のタスクを置く場所がないんですよね。

向いてる人：予定が詰まってる人。タスクを積み残しがちな人。

ここは、たぶん一番意外なところだと思うんですが。

わたしが使ってる手帳は、セリアの100円のものです。毎年これ。仕事もプライベートも、全部これ1冊に書いてます。3行書けるやつが特におすすめで、自分・子供・仕事と分けられます！

高い手帳を買わない理由は、はっきりしています。続かなくても平気なように。笑

3,000円の手帳を買うと、「使わなきゃ」が発生するんですよ。そうすると、手帳を使うこと自体が目的になっていく。100円ならサボっても痛くない。あとなんとなく紙の手帳が欲しいという願望も満たしてくれるのが最高です。

よかったところ

手で書くと、書ける量に限りがあります。だから「本当にやることは何か」を選ばざるを得ない。デジタルは無限に書けてしまうぶん、逆に決められなくなるんですよね。

しんどかったところ

検索できない。共有できない。持ち歩き忘れたら終わり。このへんは、まあ100円なので。笑

向いてる人：やることが多すぎて、逆に動けなくなるタイプの人。

わたしの結論は、1つに絞らないことでした。

「タスク管理ツールは1つに統一すべき」って、聞こえはいいんですけど。実際は無理があると思っています。役割が違うものを1つに押し込むと、どこかで必ず破綻するので。

大事なのは、自分がどこで詰まっているかを先に知ることだと思っています。

ツールを増やしても、詰まりどころが違えば解決しません。むしろ「管理するもの」が増えて苦しくなるだけだったりします。

まずは、自分がどこで止まっているのか。そこから見てみてください。

ではでは、また。

※この記事は、実際に使ったうえでの個人的な感想です。